The New York Times опубликовала статью о том, как популярные сервисы удаленной работы могут отслеживать активность сотрудников компании. Мы публикуем его сокращенный перевод.
В то время как компании расширяют использование программ удаленной работы, растет также беспокойство по поводу того, какие данные компании будут получать через такие программы. Некоторые из этих страхов надуманны. Но, в зависимости от программного обеспечения и вида работ, определенные действия сотрудников действительно могут контролироваться.
Работодатели действительно могут просматривать все разговоры сотрудников в любом программном обеспечении, которым управляет компания. Руководитель отдела исследований Gartner HR Брайан Кропп говорит так: "Ваш работодатель имеет доступ ко всему, что вы пишете в любом корпоративном мессенджере. Он может проверить все, что вы размещаете на этих платформах."
В большинстве случаев работодателю нет смысла читать все отчеты подчиненных в поисках сплетен или жалоб. И не все менеджеры имеют доступ к таким данным. "Ваш менеджер в большинстве случаев не имеет доступа к таким данным, за исключением того, что он обратится в ИТ-отдел или отдел кадров, и у него будет веская причина для этого запроса", - говорит Кропп.
Вот как это работает для популярных программ удаленной работы.
Слабина
Если ваша компания использует бесплатный или стандартный план (вы можете проверить это в настройках своей корпоративной учетной записи), администратор должен запросить экспорт данных из Slack, чтобы получить доступ к сообщениям.
Компании с планом Plus должны быть авторизованы для доступа к сообщениям, но как только Slack позволит это, компания получит доступ к такой информации. Если компания использует корпоративный план, то еще проще хранить и проверять содержание разговоров в Slack.
Этот доступ также включает в себя использование API обнаружения, что облегчает поиск и архивирование сообщений.
Помимо просмотра самих сообщений, каждый пользователь Slack может просматривать высокоуровневые пользовательские данные на вкладке Analytics (in workspace.slack.com/stats).
Google Workspace
Google Workspace дает администраторам возможность искать определенный контент в Дисководе, Gmail, Группах, Чате, Голосе, Классических тусовках и Встречах с помощью функции Vault. Эта функция не входит в каждый тарифный план, но доступна некоторым пользователям G Suite Business и G Suite Education, Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise for Education и Enterprise Plus.
Чтобы понять, какую подписку использует ваш работодатель, вам нужно поговорить с администратором. Поиск контента работает точно так же, как и в Gmail, администраторы могут искать данные даже по черновикам писем, которые не были отправлены. Эта функция может быть автоматизирована.
Команды Microsoft
В eDiscovery Microsoft предлагает инструмент поиска, похожий на Google Workspace Vault. Вы можете использовать его для поиска данных в частных каналах и сообщений в командах, а также в почте, Skype и т. Д. Возможность сделать это по умолчанию включена только для главного администратора, а в большинстве компаний доступ к ней имеют только юристы. Вы можете автоматизировать поиск по ключевым словам как в командах, так и в других продуктах 365.
Для сотрудников нет простого способа проверить, какие права работают в этом плане для их работодателя, нужно общаться с ИТ-отделом.
Разумный подход заключается в том, чтобы всегда действовать так, как будто ваше общение можно контролировать
Хотя менеджеру обычно трудно проверять личные сообщения и электронную почту, лучше вести любые разговоры, которые вы не хотели бы показывать своему начальству на других платформах.
Даже если вы не сделаете ничего такого, что заставило бы работодателя проверить вашу переписку, эти сообщения могут всплыть в суде и стать достоянием общественности. Например, как переписка сотрудников Enron, которая собиралась во время судебных процессов после банкротства компании и которая использовалась для настройки спам-фильтров и других инструментов.
И даже если вы не сделаете ничего плохого, но, например, уйдете из компании в середине проекта, вашему менеджеру придется просмотреть вашу почту или переписку, чтобы понять, над чем вы работали.
Не используйте рабочие платформы для личных проектов или хранения личных файлов. Например, заманчиво написать резюме из рабочего аккаунта в Word или Google Docs, но лучше этого не делать. Хотя бы потому, что компания могла бы включить автоматический поиск по ключевому слову "резюме", чтобы отслеживать тех сотрудников, которые собираются уходить. Более того, если вы покинете компанию, то потеряете доступ к этому документу.
Может ли работодатель измерить производительность труда сотрудников с помощью Google Workspace и Microsoft 365
В некоторых планах Google и Microsoft предоставляют администраторам возможность отслеживать использование сервисов и собирать метаданные о пользователях. К таким данным могут относиться: время авторизации пользователя в системе, количество переадресованных сообщений, количество видеозвонков, в которых участвовал пользователь, а также устройства, которыми пользуется пользователь.
Эти службы могут превращать такие данные в отчеты. В Google Workspace эта функция называется Work Insights, а в Microsoft 365 - Workplace Analytics. В дополнение к этому Microsoft Teams имеет отчет об активности пользователей с более подробной информацией. Эти инструменты собирают данные о том, как команды используют приложения в этих рабочих средах, включая данные о том, сколько времени они провели в определенных приложениях, кто имеет доступ к документам и т. Д.
Microsoft недавно подверглась критике за предоставление менеджерам возможности проверять данные о конкретных пользователях, но с тех пор эта опция была удалена. Некоторые планы Google и Microsoft 365 поддерживают сторонние инструменты, такие как Prodoscore, которые отслеживают активность каждого сотрудника и рассчитывают его оценку производительности.
